Khi có hàng tấn thời gian rảnh, tốt nhất là bạn nên đi thư giãn hay đi chơi xả stress, hoặc đơn giản chỉ là dành thời gian cho người bạn yêu quý. Nhưng nếu chỉ rảnh tí ti thôi – có thể là 5 hay 10 phút – thì bạn không đủ thời gian để tận hưởng các thú vui kia đâu.
Hãy để khoảng thời gian ít ỏi kia phát huy tác dụng của nó
Không ai là giống ai cả, thế nên cách tốt nhất để sử dụng thời gian rảnh thực sự phụ thuộc vào bản thân, phong cách làm việc và những gì bạn ghi trong to-do list. Có một danh sách công việc như dưới đây thực sự rất tiện cho bạn khi có thể nhanh chóng bắt tay vào làm ngay khi có thời gian rảnh. Hãy sử dụng danh sách sau để lên ý tưởng cho những gì bạn cần làm trong một khoảng thời gian ngắn.
1. Tệp lưu giữ các bài đọc. Sưu tập các bài báo hay trên tạp chí, hoặc in ra hay đánh dấu các bài báo trên mạng, và sau đó đặt chúng vào “Tệp Bài đọc”. Giữ tệp ấy ở máy tính (hay bookmark) giúp bạn đọc nhanh ngay tại bàn làm việc (hoặc có thể là ngay trên đường đi nếu bạn có laptop).
2. Dọn dẹp hộp thư. Bạn sắp họp trong 5 phút nữa sao? Hãy dùng chút ít thời gian đó để dọn dẹp thư từ của bạn trên mạng lẫn ngoài đời. Nếu có quá nhiều thư thì bạn phải nhanh tay lên, bạn có thể chẳng làm xong công việc gì cả, nhưng thực sự rất hữu ích khi cắt giảm một núi thư từ như thế. Và việc làm hộp thư thoáng đãng hơn thực là một cảm giác tuyệt vời.
3. Gọi điện thoại. Hãy liệt kê danh sách các cuộc gọi bạn cần thực hiện và mang chúng theo bên mình. Bất kỳ lúc nào ở bàn làm việc hay đang lái xe, bạn đều có thể gọi một vài cuộc trong danh sách trong một khoảng thời gian ngắn ngủi.
4. Kiếm tiền. Đây là cách mà tôi thích nhất khi tận dụng khoảng thời gian của mình. Tôi có một danh sách các bài viết cần thực hiện, và khi có vài vút rảnh rỗi, tôi có thể nhanh chóng viết ngay nửa bài báo. Nếu tận dụng nhiều khoảng thời gian ngắn ngủi như vậy, bạn có thể tích cóp một khoản kha khá thu nhập ngoài luồng đấy. Hãy tìm cách kiếm lời từ kỹ năng của bạn, hãy sắp xếp công việc để bạn có thể giải quyết nhanh chóng – chia nhỏ các phần công việc ra, và từ từ hoàn thành nó trong các khoảng thời gian rảnh ít ỏi của mình.
5. Thu xếp ngăn nắp. Không ai thích làm điều này cả. Nếu bạn đang ở thế thượng phong trong công việc, bạn thường sắp xếp đồ đạc của mình rất ngăn nắp. Nhưng nếu bạn bận tối tăm mặt mũi, có thể tài liệu hay hồ sơ bày bừa xung quanh sẽ chất đống nơi bạn làm việc. Hoặc có thể bạn chỉ đang có một đống thứ cần sắp xếp thôi. Cứ dọn dẹp dần đống đồ của bạn mỗi khi có ít thời gian rảnh, rồi bạn sẽ sớm có một hệ thống sắp xếp tài liệu thật khoa học.
6. Kết nối với mọi người. Chỉ có 2 phút thôi sao? Hãy bắn một tin nhắn ngắn gọn đến đồng nghiệp của mình, dù chỉ là vài phút nói chuyện ngắn ngủi hay gửi email đến bạn bè tiếp tục câu chuyện dở dang của mình. Hay gửi một câu hỏi ngắn đến họ và đối thoại về nó sau.
7. Xóa feed. Nếu hộp thư của tôi đã dọn xong rồi và vẫn còn chút thời gian rảnh, tôi sẽ lên tài khoản Google Reader của mình và giải quyết phản hồi từ người đọc.
8. Lên mục tiêu cho bản thân. Dành ra 10 phút để suy nghĩ về mục tiêu cá nhân và cả sự nghiệp của bạn. Nếu bạn không có danh sách cho mục tiêu của mình thì hãy lập ra đi. Còn nếu đã liệt kê mục tiêu của mình rồi, hãy kiểm tra chúng lại lần nữa. Viết ra kế hoạch các việc cần làm trong vài tuần tới để làm các mục tiêu có khả năng hiện thực hóa hơn. Hành động bạn phải thực hiện ngày hôm nay là gì? Bạn càng tập trung vào mục tiêu và xem xét chúng kỹ càng, bạn sẽ càng tiến gần với nó hơn.
9. Cập nhật tình hình tài chính. Nhiều người không biết luồng chi của họ hiện thời ra sao, dù là trong việc trả tiền hóa đơn (họ không có thời gian), hay trong giao dịch trên các phần mềm tài chính, hay chuyển tiền trong ngân phiếu, hay kiểm tra lại ngân sách của mình. Tất cả những điều trên chỉ tốn khoảng 5-10 phút để thực hiện thôi.
10 Nghĩ ra hàng đống ý tưởng. Đây là cách yêu thích khác của tôi nếu chỉ có 5 phút – tôi sẽ lấy cuốn sổ tay bỏ túi ra, và lên thật nhiều ý tưởng cho dự án hay bài báo tương lai. Dù là trong công việc hay đời sống cá nhân, bạn đều có thể sử dụng các ý tưởng mình đã nghĩ ra. Và điều này chẳng tốn thời gian chút nào.
11. Dọn dẹp bàn làm việc của bạn. Cũng gần giống như mẹo sắp xếp ngăn nắp đã đề cập ở trên, những mẹo này áp dụng với những thứ bỏ đi trên bàn, hoặc là khu vực xung quanh bàn làm việc của bạn. Bỏ rác vào thùng, hồ sơ vào bìa, chỗ nào ra chỗ đó. Một cái bàn sạch sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, và cũng khiến bạn hài lòng lắm đấy.
12. Tập thể dục. Không đủ thời gian để tập thể dục sao? Chỉ cần 10 phút cũng đủ để bạn chống đẩy và gập bụng rồi. Làm khoảng 2-3 lần một ngày thôi và bạn sẽ có một thân hình cân đối tuyệt đẹp.
13. Đi dạo. Đây lại là một hình thức tập thể dục khác mà không tốn nhiều thời gian, và bạn có thể làm việc này bất cứ nơi đâu – nhưng quan trọng hơn cả, đây là cách làm rất tốt để các bạn giãn cơ chân ra khi ngồi làm việc quá lâu, và nó còn giúp bạn thúc đẩy trí sáng tạo của mình. Nếu bạn đang bí ý tưởng, đi bộ là cách rất tốt để gỡ rối cho bạn.
14. Làm những việc phải làm. Mang theo bên mình một danh sách ghi những thứ mà bạn vẫn đang chờ đợi để thực hiện. Trả lời cuộc gọi, email, giấy nhớ – bất kỳ điều gì người khác nợ bạn, hãy bỏ vào trong cái danh sách đó. Khi có khoảng 10 phút rảnh rỗi, hãy làm những gì bạn phải làm.
15. Ngồi thiền. Bạn không nhất thiết phải có thảm yoga để làm việc này, cứ ngồi thiền ở ngay tại bàn cũng được. Điều bạn cần là tập trung vào cách điều hòa hơi thở. Chỉ cần 5-10 phút ngồi thiền (hoặc chỉ cần ngủ một ít cũng được) có thể làm bạn cực kỳ sảng khoái.
16. Nghiên cứu. Đây là một nhiệm vụ rất khó khăn đối với tôi. Vì vậy tôi cố gắng hoàn thành từng phần nhỏ một. Nếu tôi chỉ có một vài phút thôi, tôi sẽ làm một bài nghiên cứu ngắn ngủi ghi một vài thông tin lên giấy nhớ. Cứ làm một vài lần như thế là tôi xong!
17. Ghi ra một đề cương. Gần như là lên ý tưởng, nhưng lại chú trọng hình thức hơn. Tôi thích làm một đề cương khi phải đụng đến một bài báo, báo cáo hay dự án phức tạp nào đó, nó giúp tôi đẩy nhanh tiến độ khi bắt tay vào viết bài. Và điều này chỉ tốn có một vài phút thôi.
18. Chuẩn bị mọi thứ. Phác thảo hướng đi là một trong những cách để chuẩn bị cho những công việc lâu dài, nhưng vẫn còn rất nhiều cách thức khác nhau giúp bạn chuẩn bị cho các nhiệm vụ tiếp theo của mình. Có thể bạn không có nhiều thời gian để thực sự bắt đầu công việc của mình ngay bây giờ, nhưng sau khi bạn kết thúc cuộc họp hay bữa trưa của mình, bạn có thể bắt đầu ngay công việc của mình khi mọi thứ đều đã được chuẩn bị xong.
19. Hãy đi sớm. Có một ít thời gian rảnh trước cuộc họp ư? Hãy đến phòng họp sớm hơn bình thường. Bạn có thể cảm thấy thật kỳ cục khi ngồi đó một mình, nhưng thực ra thì người ta tôn trọng những người đến sớm hơn. Thế vẫn còn tốt hơn là đi trễ (trừ khi bạn đang cố tỏ ra uy quyền hay gì đó, nhưng điều đó không đáng được tôn trọng đâu nhé).
20. Cập nhật bản ghi chép. Nếu bạn đang ghi chép về bất kỳ thứ gì, thì hãy tranh thủ vài phút rảnh rỗi để cập nhật chúng. Thực ra thì thời gian lý tưởng nhất để viết tiếp bản ghi chép là sau khi bạn tham gia hoạt động gì đó (tập thể dục, ăn uống, hay sửa một thứ máy móc nào đó), nhưng nếu không đủ thời gian để thực hiện, khoảng thời gian 5 phút bạn được nghỉ cũng đủ tốt rồi.
Nguồn: Nguyễn Thị Minh Tâm/ Ielts planet
Ảnh: Behance